Cómo tener reuniones eficaces y no santuarios zombies

“La gente vulgar sólo piensa en pasar el tiempo; el que tiene talento… en aprovecharlo”.

Arthur Schopenhauer

Desconozco el número de reuniones que he mantenido a lo largo mi vida profesional, pero me podéis creer si os digo que han sido muchas. Pero muchas. Operativas, estratégicas, motivadoras, analíticas, de venta, de compra, de las que cabeceas con disimulo después de comer…y muchas más clases.

También las he tenido de carácter personal, reuniones familiares, con amig@s, con los profesores del cole del niño, las de la dichosa comunidad de vecinos…también reuniones con gente nueva que, de repente, aparece en tu vida y te encuentras reunido con él con ella, porque reunirte con personas tiene cierta trascendencia y dota al asunto como de una mayor importancia. Además, si te llaman por teléfono mientras atiendes una de ellas, queda tremendamente bien transmitir al llamante que estás reunido, mediante una respuesta automática del propio móvil o si tienes la suerte de tener una secretaria, ella lo dirá por ti.

Reunirse está de moda sin duda y favorece la comunicación y regula los procesos y flujos de trabajo entre las personas, que a su vez comportan cada uno de los departamentos de la empresa y éstos a su vez constituyen, en última esencia, el desarrollo y crecimiento de las Organizaciones.

Está socialmente aceptado que, de forma general, tener reuniones en la vida profesional de uno está valorado y suele estar correlado con un supuesto alto nivel de ocupación, productividad y dedicación a la causa del asistente. Sin embargo en muchas ocasiones no es así por varias razones.

En honor al número de horas que todos nos pasamos reunidos y en aras de buscar una mayor racionalización del tiempo invertido en hacerlo, os dejo algunas recomendaciones que según mi experiencia pueden ayudar a mejorar la productividad de las mismas y su eficacia. Eso sí, no me voy a referir a temas logísticos como enviar la convocatoria una semana antes a los asistentes, o tener dispuesto el cañón y las transparencias y cómo redactar el acta final. Esto es un “must” y si sabes que tienes que convocar una reunión importante, no lo hagas con un día de antelación. Todo lo relacionado con la logística de la reunión, está muy bien para los Sistemas de Calidad, pero no para lo que os quiero transmitir. Seguro que eso ayuda a que las reuniones sean eficaces, pero yo me voy a centrar, de acuerdo a mi experiencia, en LAS PERSONAS que trabajan en una misma Organización.

1. Trata de entrar en la reunión de forma optimista y con la siguiente información: quiénes son los asistentes, a qué área o departamento pertenecen y qué relación tienen en cuanto a  la decisión o tema a tratar.

Para conseguir reuniones eficaces y aún no conociendo personalmente a todos los asistentes, es bueno tener una clara referencia de lo que hacen en la Organización y la causa de que hayan sido convocados. Esta “preview” de la reunión te ayudará a formularte preguntas que luego trasladarás más eficazmente a los asistentes, de una forma transparente, directa y sin rodeos.

2. Abre la reunión con una amplia sonrisa e introduce un “ice breaker” o rompehielos para conectar con las personas de corazón. Y siempre diferente, utiliza la creatividad.

No se trata de entretener al personal, ni hacer un número circense, sino más bien de abrir algún tema de trabajo de forma amable, sincera y original. No debe desviar la atención del tema principal ni crear conflicto. Alguna anécdota divertida suele bastar. Trata de mirar a todas las personas a los ojos cuando estés comunicando y utiliza tu lenguaje no verbal más adecuado, como por ejemplo mostrar las palmas de las manos mientras hablas.

3. Reúnete sólo cuando sea necesario y se tengan que tomar decisiones conjuntas con otras personas. Las reuniones no se deben convertir en un “Club Social” para aumentar nuestra “ausencia de ocupación” y/o nuestro nivel de relación en la Organización. Para eso ya están las máquinas de vending.

Las reuniones eficaces se convocan y se desarrollan bajo la idea de compartir una serie de alternativas como respuesta a una necesidad o a un problema y de decidir de forma consensuada con el resto de los asistentes cuál es la mejor de ellas o al menos la más adecuada en ese mismo instante. Los “chismorreos”, disconformidades o problemas personales han de ser tratados en otros foros diferentes.

4. No caigas en la “parálisis por análisis”. No uses tu valioso tiempo en las reuniones para analizar aspectos técnicos. Esos deberes deben estar ya hechos. Las reuniones más eficaces son las que tratan los temas ya analizados previamente y donde sólo se toman decisiones de acuerdo a la valoración y aceptación de la mejor alternativa.

A no ser que al entrar en detalle haya un determinado problema de números o cálculos muy específicos, no se debe entrar en el análisis profundo de las propuestas. Es más conveniente plantear las alternativas y divisar cuál de ellas tiene más aceptación a alto nivel, para a posteriori, fijar ya una reunión más operativa con la alternativa escogida. Por ejemplo, no es malo trabajar con tu equipo en una propuesta para defenderla en una reunión, pero lo que si es negativo es hacer un brainstorming continuo en la misma reunión sin llegar a ninguna conclusión ni acuerdo y entrando en el bucle de la ineficacia.

5. No convoques a tus reuniones a personas que no llevan nada en las manos o sólo llevan un bolígrafo. Lo que harán es moverlo habilidosamente entre sus dedos y en la mayoría de los casos hacer de espectadores.

Es mejor que lleven una tableta electrónica a que no lleven nada o un bolígrafo “danzante” entre sus dedos. Al fin y al cabo, se tienen que tomar notas porque en las reuniones eficaces se toman decisiones, hay responsables que las tienen que llevar a cabo, equipos de trabajo involucrados, etc…Las reuniones estás hechas de personas y todas deben participar y sentirse escuchadas, no hacen falta espectadores ni palmeros.

6. Cuando convoques una reunión trata de confirmar la asistencia vía llamada personal y si en algún caso la asistencia no es posible y es de vital importancia, trata de negociar con esa persona otra fecha posible.

Hay personas que tienen agendas un poco complicadas y debemos ser conscientes. Pero es mejor hablar con la persona, aunque sea por teléfono, para conseguir su compromiso de asistencia en otro momento. No hay nada peor que te rechacen una reunión vía correo electrónico o agenda, que tu consideras importante, sin darte ninguna explicación o sin saber qué prioridad te han asignado en su “apretada agenda”. Habla con esa persona y “persíguele” para que se comunique contigo.

7. Convoca reuniones con pocas personas y si es necesario por el número de asistentes, parte la convocatoria en dos.

Las personas tendemos a generar compromisos más certeros y reales cuando hay más cercanía. Tú como convocante, participante y quizás moderador, necesitarás crear el clima de confianza necesario y te será más fácil guiar a las personas hacia el objetivo en pequeños grupos.

8. Si convocas una reunión en la que se tiene que DECIDIR algún tema en concreto, asegúrate de que el/los DECISORES van a acudir, para conseguir tu objetivo de que la decisión sea tomada.

En muchas ocasiones las personas que tienen que decidir algo, les cuesta. Procrastinan en modo bucle y es difícil “pillarles” para que se reúnan contigo. Estos “profesionales” que no acuden, por lo general, se parapetan en su cargo y responsabilidades dependiendo de cuál sea el tema que se vaya a tratar en la reunión. Básicamente los temas pueden ser de tres tipos:

Tema Estrella: Una decisión que implica mucha responsabilidad y visibilidad en la Organización. El decisor puede dejar de acudir por miedo escénico o exceso de presión y en ocasiones prefiere que “otros” tomen la decisión por él. Son LIZARDS o lagartijas.

Tema Marrón: Es un tema que implica un problema de difícil solución. Necesita de personas comprometidas para la resolución. Si no acuden es porque no sienten que son capaces de resolverlo o porque les va a crear algún tipo de problema con otras personas, áreas o departamentos, por lo que evitan ser vistos. Son SMARTS o gente “muy lista”.

Tema Compromiso: Es un tema que no implica muchos beneficios para la Organización y los decisores en muchas ocasiones no acuden por eso mismo. Envían a sustitutos, que no tienen la capacidad directa para decidir, pero de esta forma cubren “el expediente”. Son IMPOLITES o poco corteses, ya que miden la importancia de su asistencia en función del beneficio directo que le pueda reportar la reunión. No empatizan con la importancia que para los convocantes tenga la reunión.

En cualquiera de los tres casos, trata de hablar personalmente con ellos en lugar de enviarles exclusivamente una convocatoria por outllook. Transmíteles la importancia de su presencia e incluso sedúceles con algún caramelito aunque sea una estrategia para conseguir su asistencia. Si convocas una reunión y la persona que tiene el poder de decisión (EDZ) no acude, no pierdas el tiempo, sal de la reunión lo antes posible pero se respetuoso con los demás asistentes.

9. Si convocas a una persona a una reunión y te da una negativa varias veces, no lo tomes como personal e invítale a una reunión de cafetería excepcionalmente.

El caramelo de “un café y bollo” está genial, pero no para acostumbrar al “zombi” de turno. Que no te asocie con el café y el bollo. Este momento es el que tienes que aprovechar para comunicarle que quieres sentarte con él en un ambiente de reunión para decidir o tratar el tema que sea. Hazle que abra su agenda o acompáñale amablemente a su sitio si no la tiene e intenta cerrar en ese mismo instante una reunión.  

10. Trata de ser ecuánime y justo con las ideas y opiniones compartidas en las reuniones. Hay muchos “ladrones de ideas” que aprovechan el más mínimo descuido para apropiárselas y en la misma reunión hacer alardes, sobre todo cuando hay jefes delante.

Si consideras que una idea tuya o de otros expuesta, ha sido aprovechada por alguna persona que quiere méritos inapropiadamente, afina y hazle preguntas muy directas: ¿Cómo has llegado a esa conclusión? ¿Cómo piensas desarrollar esa idea? ¿Puedes explicarte un poco más en detalle? Si no es capaz de responder como puede ser previsible, aclárale las ideas tú mismo poniendo de manifiesto tu conocimiento. Es una acción totalmente legítima, justa y apropiada.

11. Introduce en las reuniones algún elemento diferenciador y que nivele el campo de juego entre los participantes (relación jefe-subordinados) y asegure el 100% de participación.

Por ejemplo usando piezas de LEGO® y jugando con el Método Lego®Serious Play® las personas se abren más conscientemente en las reuniones participando con una mayor sinceridad a través del juego con metáforas. Se consiguen tomar decisiones en tiempo real porque “los ladrillos” te hacen muy consciente de que vivimos en un mundo no lineal y no predecible.

12. No es bueno reunirse a menudo para tratar problemas recurrentes y filosóficos de las Compañías.

Es mejor trasladar tus inquietudes o problemas filosóficos que encuentres en tu camino al equipo de Recursos Humanos de las compañías. Para eso están entre otras cosas, para conocer mejor las amenazas o inquietudes de las personas que trabajan dentro de la Organización y en la medida de lo posible ponerlas solución. Una buena área de RRHH será capaz de, al menos, escucharte y aclararte todo lo que te inquiete.

13. Trata de salir de la reunión de forma optimista y con la siguiente información: temas tratados, partes implicadas, decisiones tomadas, responsables de llevar a cabo la decisión tomada, tiempo de ejecución y de entrega de resultado.

El objetivo de todas las reuniones, por lo general, es darle solución o respuesta a una necesidad o inquietud, trabajando más sobre aspectos concretos del negocio cuando se tratan de reuniones operativas. Pero lo que es común en todos los casos es que, para ser eficaces, se tienen que tomar decisiones, involucrar a las personas en la resolución de la toma de la decisión, asignar responsabilidades y comprometerse con una fecha de entrega o “deadline” en la que se supone que la necesidad, inquietud o problema operativo quedará resuelto.

Lo sé, soy consciente de que hay unas cuantas más. Pero por no extenderme, estas me parecían tener sentido común para conseguir tener reuniones un poco más eficaces. Pensad en la cantidad de horas de reuniones vacías que se han quedado en el tintero y que han servido para poco, tanto a nivel personal como para la Organización. Y lo más importante, hay que racionalizar el número de reuniones y su calidad. Lo bueno si breve, dos veces bueno. Como cuando Marilyn se ponía tan sólo dos gotas de Channel Nº5 para acostarse.

Fuente: Founder at Las Cinco Especias.

C. Marco

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