Gestión eficaz del tiempo

“No es que tengamos poco tiempo sino que perdemos mucho”

Séneca, filósofo, político, orador y escritor romano

¿Te pasas el día a la carrera. ocupado en mil obligaciones diferentes y sintiendo que haces pocas cosas productivas? ¿Desearías que el día tuviera más horas para poder cumplir con todo? ¿Sientes que el tiempo es tu enemigo?

Si es así, lo normal es que necesites gestionar mejor tu tiempo para ser más efectivo y más eficiente a la vez. Antes de sugerir algunas técnicas para mejorar la administración eficaz de nuestro tiempo, me gustaría desmentir algunos mitos acerca de este concepto.

time-management

Mitos sobre la gestión del tiempo:

  • Es propia de personas obsesivas. Es un concepto claramente falso. Simplemente, te permite recuperar el control de tu vida, sin tener que obsesionarte por ello.
  • Disminuye la espontaneidad y, por tanto, la creatividad. Ya vimos en otra entrada que la creatividad es más bien fruto de un trabajo constante y planificado, por lo que este mito es harto discutible.
  • La culpa de la pérdida de tiempo innecesaria es de la empresa. Evidentemente, la mala organización de la empresa puede influir de manera muy negativa, pero siempre hay parcelas en las que tenemos el control y sobre las que debemos focalizarnos.
  • Las recetas para gestionar mejor el tiempo disponible son universales, válidas para todos los individuos y en todas las circunstancias. Sin embargo, y a título de ejemplo, es obvio que no se administra igualmente el tiempo en una empresa donde las metas están definidas, la organización concretada, se realiza el trabajo de forma lineal y la gente es muy puntual, que en una en la que estos conceptos están, menos claros.

 

Time-Management-Quadrant

Algunas ideas sobre Gestión del Tiempo eficaz:

  • En general, identifica y evita los ladrones de tiempo.
  • Determina cuándo eres más eficiente. Todos tenemos picos de productividad a lo largo del día y es imprescindible identificar en qué horarios podemos dar lo mejor de nosotros mismos.
  • Define tus objetivos. Pasamos gran parte de nuestro tiempo realizando actividades secundarias y es preciso no perder de vista lo realmente importante. Como dice Steve R. Covey, autor del libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas”, la clave no es priorizar lo que está en tu agenda sino definir dicha agenda en función de tus prioridades.
  • Enumera y clasifica las tareas, en función de su importancia y urgencia, teniendo en cuenta tus objetivos y los de la organización. Lo normal es centrarse primero en el cuadro 1, Urgente e Importante, pero cuanto antes debes dedicarte a las ubicadas en el cuadro 2, No Urgentes e Importantes, para evitar que se acaben convirtiendo en Urgentes.
  • Planifica en función de tus objetivos, de las tareas a realizar y de tus ritmos vitales. Es bueno realizar una planificación global, una más concreta semanal y una definida a diario. Dedicar unos minutos de tiempo a dicha planificación al comienzo de la jornada o al final de la jornada anterior, ayudará a ahorrar mucho tiempo al final del día.
  • Procura ser mono-tarea para ser más eficiente.
  • Agrupa tareas similares. Por ejemplo, reserva momentos concretos del día para consultar el correo y llamar por teléfono.
  • En línea con el anterior, programa momentos del día sin interrupciones, con el fin de poder acabar las tareas más imprescindibles.
  • Reserva momentos, aunque sean breves, para descansar y pensar
  • Aprovecha los tiempos muertos, por ejemplo, por retraso en el comienzo de una reunión. Repasa tu planning del día y utilízalos para realizar microtareas clave
  • Delega, delega, delega
  • No seas perfeccionista. Lo mejor es enemigo de lo bueno, recuerda.
  • Sé práctico. Utiliza plantillas, reporting tipo, etc, de manera que no debas perder el tiempo en preparaciones.
  • Evalúa periódicamente tus avances. Te animará percibir lo que vas consiguiendo y te servirá para las siguientes planificaciones.

Con un poco de ganas y de organización, podremos administrar mejor nuestro tiempo y no dejar que los demás lo gestionen por nosotros, aunque no siempre se podrán evitar los atracos como los que sufre Dilbert tan frecuentemente.

dilbert-tiempo.jpg

 Fuente: https://www.eoi.es

C. Marco

 

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