La productividad se sirve en pequeñas dosis

Cuando nos colocamos ante situaciones extremas aprendemos cosas que ni sabíamos existían. Piensa en la siguiente situación. Sólo puedes trabajar una hora al día. Puedes usar esa hora como quieras, pero no tienes más. Esto será así mañana, pasado y durante varios meses. No hay escapatoria. Asúmelo. Lista de tareas interminables, mails sin leer y muchos asuntos que atender. Pero tú sólo tienes una hora. ¿Y ahora qué hago?

Alguien dijo que la escasez agudiza el ingenio. Desarrollar decisiones en contextos de extrema necesidad es algo muy complejo pero puede ser determinante para marcar la diferencia. Cuando un alpinista está allá arriba, casi en la cima, y algo falla, tiene que pensar, actuar y decidir en microsegundos. Entrenarte para circunstancias así permite aumentar tu productividad de forma extraordinaria. En esos momentos sólo puedes lograr impacto si pones foco, concentración, máximo esfuerzo y toda la destreza posibles en lo que estás haciendo.

Y ahí posiblemente radica el pequeño gran secreto de la productividad: saber tomar pequeñas decisiones de alto impacto para lograr una meta que, a priori, parece compleja, grande y, en ocasiones, difícil de abordar.

No hay proyecto fácil. Al menos si ese proyecto pretende tener un impacto relevante para nosotros. Tanto si quieres adelgazar unos kilos como correr una maratón, crear una empresa, multiplicar tus ventas o aprender un nuevo idioma. Todas las grandes metas parecen difíciles, o muy fáciles cuando no somos conscientes de lo que hay que hacer para lograrlas. Ambas cosas son peligrosas. Si las visualizas como imposibles, hay un efecto desmotivador importante. Si, en cambio, pasas el rodillo mental y piensas que ‘eso está hecho’, puedes fracasar estrepitosamente si no estás preparado adecuadamente.

Hace dos años tuve un problema serio de salud. Tras unas semanas muy duras tuve que asumir que sólo podía trabajar una hora al día. Cosas de los empresarios, da igual que estés malo, o trabajas o te hundes, no hay más. Así que me tuve que colocar en modo ¿y qué hago yo con sólo una hora al día? A los pocos meses, fueron dos, después tres y ahora ya puedo desarrollar -con suerte- una jornada normal. Pero tras esta experiencia extrema he aprendido muchas cosas sobre la productividad.

Para hablar de productividad voy a introducir un concepto poderoso en teoría económica: lo marginal. Podemos aprender y tomar buenas decisiones cuando pensamos en ese paso ‘marginal’, adicional, por pequeño que sea. Como dice el gran psicólogo especializado en economía Richard Thaler (pásate por su nuevo libro ‘Todo lo que he aprendido con la psicología económica’) “la gente considera su vida en términos de cambios, no de niveles”. La riqueza, los costes, los precios, cualquier decisión de compra…todo se mide en términos relativos, en comparación con las alternativas. Cuando estás en un punto, el que sea, la clave es pensar qué hacer ahora. Qué es lo mejor que puedo hacer dada la situación actual.

Hablé de ello en Sintetia y me gustaría rescatar algunas ideas en el artículo de hoy. Mi motivación, además de vivirlo en primera persona, es que lo vi perfectamente reflejado en dos libros magníficos que leí a la vez :): 1) ‘Pensamiento Caja Negra’ de Mathew Syed y 2) ‘Más agudo, más rápido y mejor’ de Charles Duhigg .

1.- La clave para lograr grandes objetivos está en pensar en grande y actuar en pequeño para generar ganancias marginales.

Citando al gran entrenador galés, Dave Brailsford, que llevó al ciclismo británico y al equipo Sky a lo más alto:

Si descompones un objetivo en pequeñas partes, y mejoras en cada una de ellas, lograrás un progreso impresionante cuando las juntes todas”.

Si trabajamos de forma muy seria y profesional en descomponer esos grandes objetivos, diseccionarlos y trazar una estrategia para ir lográndolos y aprendiendo en el camino, los resultados pueden ser explosivos. Hay miles de detalles –por muy inimaginables que parezcan- en el campo del ciclismo: desde lo que comes, hasta lo que entrenas, cómo descansas, la música que escuchas, el gel con el que te dan un masaje, el corte de pelo (si, alucinante pero real)…muchos pequeños, casi infinitesimales, detalles, que bien analizados y mejorados pueden marcar una gran diferencia.

Pocos entrenadores de ciclismo –me temo que los puedo contar con los dedos de una mano- se pasan varias semanas en Silicon Valley visitando a las empresas más punteras de tecnología para conocer todo lo que están desarrollando y que podría tener una utilidad en el campo del ciclismo. Brailsford lo hace, prueba él mismo la tecnología, busca utilidades y sobre todo la forma de mejorar marginalmente cualquier ámbito de sus corredores. Por supuesto, esto no sustituye ni el talento, ni el duro esfuerzo, pero en lo marginal puede estar la diferencia.

Idea 1: las grandes mejoras pasan por actuar en pequeño. Analiza dónde puede haber una mejora marginal y vete abordándolas de una en una y priorizando.

2.- La complejidad no se resuelve desde una torre de marfil sino desde las trincheras y, sobre todo, a través de la prueba y el error.

Si hay alguien que ha revolucionado la forma en la que se están abordando las políticas de ayuda al desarrollo es Esther Duflo. Decodificar la pobreza y afrontarla con eficacia es algo tremendamente complejo (desde luego más complejo que imprimir dinero como recomiendan algunos :)) . El secreto de su trabajo radica en ensayar, medir, probar y tocar terreno, lejos de su despacho en el MIT. En palabras de Duflo:

Es muy fácil recostarse en el sillón y elaborar grandes teorías para cambiar el mundo. El mundo es demasiado complejo para comprenderlo desde el sillón. La única forma de estar seguros es probando en la realidad tus ideas y programas y dándote cuenta de que, frecuentemente estás equivocado. Esto no es algo malo. Es imprescindible para el progreso”.

Cada paso es un pequeño paso, pero si los juntas todos, es un gran avance. Esos pasos que permiten ir chequeando y perfeccionando las ideas (los productos o lo que consideremos) son un constante proceso de prueba y error interaccionando de forma constante contra la realidad.

Idea 2: Prueba, error, interaccionar y aprender, son las 4 palabras mágicas…

3.- Aprendemos cuando creamos los mecanismos que nos permiten conocer lo que inicialmente desconocemos.

Como no tenemos información perfecta, ni capacidad de predicción exacta, estos procesos de interacción y aprendizajes continuos sólo pueden funcionar tomando datos para convertirlos en conocimiento. Los pequeños detalles que ignoramos podemos diseccionarlos, medirlos y abordarlos, lo que permitirá dar esos pequeños pasos marginales que tanto impacto pueden generar con el tiempo.

Idea 3: tomar decisiones inteligentes implica ser consciente de qué cosas generan impacto, te llevan al objetivo, y lo que no, es decir te desvía y te hace perder energía. Esa hora ha de ser de máximo impacto (calidad total). Y si te dan otra hora más, úsala en impacto…y llegará un momento donde automatizarás esta forma de funcionar.

4.- Esto supone tener una mentalidad muy flexible y tolerante hacia los errores y estar dispuesto a chequear –y muchas veces falsear- lo que has podido considerar como una verdad incuestionable.

Mattew Syed lo explica de forma brillante en el campo de la aviación –pero también en la Fórmula 1, en el ciclismo o en algunas industrias emergentes-. La aviación es un apasionante campo de disección continua de información, errores y aprendizajes continuos que se comparten de una forma muy eficaz –a través de simuladores, información accesible a los pilotos o programas formativos muy actualizados. Todo esto permite, de forma sistemática, reaccionar antes de que ocurran accidentes mortales. Esta mentalidad contrasta con la de otras profesiones, el propio Syed utiliza el ejemplo de la sanidad, donde la medición a estos niveles para conocer los fallos en los procesos –en quirófano, por ejemplo- se tiende a catalogar como una ‘injerencia’ o una amenaza contra el médico (o personal sanitario). Cuando los errores se tapan y no se crean los mecanismos para analizarlos con bisturí, aprender y compartirlos entre la comunidad de interesados, el progreso se hace más y más lento.

Se podría pensar que un cirujano no tiene los mismos incentivos a decir ‘me he equivocado y éste ha sido el error del que necesitamos aprender’ que alguien que pilota un avión; este último se juega su vida –no sólo la de los pasajeros- si su ego le impide aprender y tapar sus errores.

Idea 4: no tengas miedo asumir que la forma en la que has trabajado durante tantos años es una mierda. Es un gran error maximizar las horas de oficina, atender lo último como lo primero y no disponer de tiempo de calidad -sin interrupciones- para hacer tareas claves. Sé flexible, aprende y con humildad cambia lo que no te genere impacto.

5.- Vivir con la incertidumbre y tomar decisiones marginales complejas requiere crear ‘modelos mentales’ sólidos.

Charles Duhigg es un experto en la creación de hábitos y existen muchos ejemplos extendidos en el campo del deporte de élite donde la creación de modelos mentales es determinante para competir a niveles muy exigentes. El propio Duhigg pone el ejemplo de Michael Phelps, desde los 7 años nadando, pero su entrenador era un obsesivo de la visualización, le enseñó a Phelps a visualizar cada brazada, cada largo, cada objetivo. Imaginarse nadando, con la técnica perfecta, con la respiración perfecta, teniendo el control mental de dónde estaba en la piscina, cuánto le quedaba y cómo optimizar su energía para cumplir con su objetivo. Tal es así que la anécdota que cuenta Duhigg es que el propio Phelps en las olimpiadas de 2008 en los 200 metros mariposa el nadador tuvo un problema que le podría haber costado la derrota, en sus gafas le entraba agua. Esto no le impidió ganar el oro, todo estaba en su mente, incluso estaba acostumbrado a nadar de noche (para potenciar el uso de esa visualización).

Son muchos los ejemplos en el mundo del deporte que permiten potenciar la técnica, optimizar las fuerzas y conseguir objetivos. Trabajo duro y trabajo mental para crear modelos que te permitan crear dos mundos: el mental y el real. Cuando algo en la realidad no va bien, los modelos mentales muy trabajados te ayudan a tomar mejores decisiones. En tu mente puedes trabajar cómo actuar ante escenarios no previstos.

Pues bien, resulta que esta metodología también la practican los pilotos de avión y por extensión es muy recomendable a todos aquellos que nos enfrentamos con la necesidad de mejorar en cualquier ámbito de nuestra vida. ¿Nunca has recreado en tu cabeza cómo crees que puede ser una reunión? ¿Una presentación en público? Cada vez que necesitas mucha concentración y mucho foco, trabajar estos modelos mentales con los que te colocas antes preguntas duras -¿y sí pasa esto, y sí me preguntan, y sí dice…?- te hace más fuerte. Y el propio Duhigg documenta muy bien con estudios y ejemplos que entrenar la mente puede ser determinante para cualquier ámbito de nuestra vida.

Si quieres adelgazar, y te visualizas con menos peso, menos fatiga cuando subes una escalera, notas que la ropa te queda mejor, incluso sientes que tienes más autoestima. Si trabajas esto con fuerza en tu mente y un día te has metido una gran comilona, además de pensar en cuál es la mejor decisión después con el postre (pensamiento marginal), esta decisión, ahorrarte unas calorías extra en un día muy cargado de calorías con la tarta, será más fácil de adoptar si tu mente está entrenada para ello.

Idea 5: visualiza ese objetivo pero sobre todo asume que para llegar a un grande y complejo hay que hacer pequeñas cosas. Mejorar en lo marginal y no despistarse. Visualiza esas mejoras marginales.

Después de que la catástrofe ha ocurrido: un accidente de avión, la muerte de un paciente en quirófano, suspender un examen o perder un millón de euros en I+D durante 2 años de trabajo de oficina sin interaccionar con ningún potencial cliente. Decía que tras el resultado fallido –a veces con un desenlace terrible- tendemos a crear una narrativa simple, sencilla y fácil de comprender sobre lo que ocurrió. Tendemos a poner un rodillo apisonador para hacer comprender a quien nos rodea y a nosotros mismos que ‘escapó a nuestro control y era inevitable’. Llegan las frases hechas del tipo ‘el fútbol es así’: el mercado es impredecible, el paciente moriría igual, quitarme 300 calorías en 1.800 no tiene impacto alguno, la I+D es riesgo y estas cosas pasan…

Luchar contra esa narrativa que nos anestesia y nos impide progresar y mejorar es tremendamente difícil. Supone tener la honestidad de autoanalizarse para detectar qué falló, aprender y transmitirlo a tu comunidad –y a ti-. Y esto es algo al alcance de muy pocos (egos). Hacerlo puede suponer cambios marginales de consecuencias extraordinarias.

Fuente: Javier García. Socio fundador de InstitutoCIES.es y de Sintetia.com; apasionado de la #Economía las #Finanzas y la #Innovación.

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